社内ＳＥの仕事で業務改善を行いたい時にやる事

社内ＳＥを長年務めていると「あ、これが出来たらメッチャ業務改善できるな」となんとなく閃く事が有ります。皆さんも同じだと思いますが、こういう閃きって根拠が無くても結構自信が有るものなんですね。そして一定の効果は見込める事が多いと思います。

ただ、周り、特に他部署の方は閃きだけでは動いてくれません。

そういう時、僕が動く順番をご紹介したいと思います。

決して「慌てない」事です。

①しっかり現状を調査する

対象の業務をしっかり調査します。

今回ターゲットにした業務が本当に問題を抱えているかどうか、しっかり見極めます。

同時に、その業務についてしっかり理解しておきます。システム開発を行う際の調査も兼ねてしまう訳です。（開発しない事になっても、その知識は貴重な財産です）

②想定している改善を行った際の効果を試算する

導入に掛かるコストは〇〇万円。

 想定している改善の結果、作業時間が１日あたり〇〇分短縮できるので、生産性が〇％向上します。

十分効果が有ると判断します。

このように数字で示す事で説得力が増します。

現場には運用が改善前と改善後でどのように変わるか、分かりやすい資料を作成して説明します。

③関連部署への根回し

業務改善により、例えば従来手書きで作っていた帳票を印刷する事になるとします。

帳票の管理部署が他部署の場合、開発を始める前に実施予定の時期と変更点を丁寧に説明し、事前に承諾を得ておきます。その帳票を使用している部署へも必ず連絡しておきましょう。導入直前で連絡をして混乱を招くと非効率ですし、他部署の方からの心証も悪くなり良い事は有りません。

④購入品の段取り

改善の為に新しいプリンタを１台購入する事になったとします。

機種選定・テスト・稟議・発注・納入時期の確認。これらは開発前からスタートし、手順良く進めておきます。

タイミングも有りますが、外部へ依頼する事はとにかく先に先に済ませておく事です。

⑤開発

ここまで来れば開発をしっかり進めるだけです。

規模にもよりますが、開発のフェーズごとにレビューも交えるとより良いと思います。

導入後に「あれ？思ってたのと違う」と思う人が居ないのがベストです。

(居ないというのはなかなか難しいですけどね（笑）)

⑥導入・改修

導入前の説明はしっかり行います。可能なら時間を取って現場の方を集め、説明会を開くと良いと思います。

導入直後の意見も貴重です。しっかり記録し、必要に応じて改修も行いましょう。

⑦検証

導入前に試算した効果が発揮されているか、検証します。

検証結果を具体的な数字を示して報告する事で信頼度が増し、次回のプロジェクトも円滑に進める事が出来ます。

以上です。

一社員の私見ですが、参考になれば幸いです。